Совещаниями в управленческой практике никого не удивишь, уважаемые коллеги. Их скорее можно отнести к рутине организованной деятельности. В то же время, привычное не значит хорошее. Сегодня мы с вами обсудим, как сделать совещания в вашей клинике полезным инструментом, а не чёрной дырой для времени и ресурсов.
В рыночной экономике первое, что всех волнует – это эффективность деятельности, и наша отрасль не исключение. Совещания в любом коллективе являются жизненно необходимой формой совместной деятельности, а для организации они представляют собой один из наиболее востребованных управленческих инструментов. Но всякое ли коллективное мероприятие повышает эффективность деятельности? Очевидно, нет. Часто совещания отнимают больше, чем дают. И это поправимо!
Как превратить ваши встречи из проблемы в преимущество, я вкратце расскажу здесь, опираясь на исследование Елены Гориной, опубликованное недавно на портале ЗдравЭкспертРесурс под моей редакцией в цикле публикаций «Совещания и эффективность управления медицинской организацией».
Прежде всего, необходимо осознать масштаб проблемы. Исследование показало: в самой заурядной районной больнице совокупные затраты рабочего времени на всевозможные коллективные мероприятия за один месяц составили 3018 часов, или 377 рабочих дней! По одной только заработной плате они обошлись больнице в 1,82 миллиона рублей! Структура затрат также впечатляет: половину, 905 тысяч рублей, составили видеоселекторы с минздравом и вторичные совещания у главного врача и руководителей структурных подразделений. Врачи, медсёстры, администраторы тратят часы, которые могли бы пойти на пациентов. Эти цифры – из первой части исследования, «Стихийно организованное бедствие». Она показывает, как совещания превращаются в стихию, если их не контролировать. Хотите узнать, как подсчитать такие затраты в вашей клинике? Загляните в эту статью.
Но почему совещания так дороги и часто бесполезны? Это вопрос второй публикации цикла, «По ту сторону затрат». Проблема в том, что их слишком много, они плохо организованы, а участники нередко выдергиваются из работы без ясной цели. Эффективность совещаний трудно измерить: нет универсального инструмента, чтобы сказать, окупилось ли потраченное время. При этом мы знаем, что формализм, скука и отсутствие вовлечённости разрушают рабочий график и ведут к выгоранию. В статье разбираются альтернативные варианты коллективного взаимодействия – от делегирования полномочий до защищённых чатов медицинских информационных систем, и объясняется, как коммуникации влияют на управление. Если вам знакомы бесконечные обсуждения без результата, эта часть для вас.
Теперь, к решениям. В третьей части, «В поисках продуктивности», мы переходим от критики к действиям по улучшению. Первый шаг очевиден. Он состоит в том, чтобы сократить затраты: отказаться от лишних встреч, урезать их время, ограничить число участников. Но этого мало. Совещание совещанию рознь, и их типология имеет значение. Например, утренние планёрки длятся 5-10 минут и решают оперативные задачи. Еженедельные тактические совещания идут дольше, до часа, чтобы хватило времени для обстоятельного представления и обсуждения всех важных текущих вопросов. А стратегические сессии могут проводиться раз в месяц или реже, и предназначены для выработки и принятия глобальных решений. Каждый формат требует своего подхода, чтобы не тратить время впустую. Эта статья поможет вам классифицировать ваши совещания и понять, в чём их можно улучшить.
И, наконец, в четвёртой публикации цикла, «Путь к совершенству», вы найдёте практическое руководство по улучшению качества совещаний. Что делает встречу полезной? Чёткая цель, ясная повестка, вовлечённые участники и грамотный лидер. Повестка с таймингом и ролями, разосланная заранее, держит обсуждение в рамках. Лидер должен направлять дискуссию, поощрять идеи и пресекать конфликты. А ещё – учитывать динамику: сложные вопросы ставить в середину, лёгкие – в начало и конец. Протоколы и обратная связь закрепляют результат и улучшают культуру. Хотите узнать, как внедрить эти шаги в вашей клинике? Эта часть даст вам конкретные рекомендации.
Почему стоит прочитать все эти статьи? Потому что они не просто описывают проблему – они дают чёткий путь от хаоса к порядку. Первая часть покажет, сколько вы теряете из-за неэффективных совещаний. Вторая объяснит, почему так происходит. Третья обозначит путь к улучшениям. А четвёртая подскажет, как довести совещания до совершенства. В них не теория ради теории, в них серьёзный анализ проблемы совещаний и практические шаги, проверенные в реальных медицинских организациях.
Коллеги, совещания – это не неизбежное зло, а шанс сделать управление в вашей клинике лучше. Прочитайте цикл публикаций «Совещания и эффективность управления медицинской организацией» на ЗдравЭкспертРесурсе, и вы не только поймёте, где теряется время, но и найдёте способы высвободить его для пациентов. Начните с первой части, и вы не сможете остановиться. Давайте сделаем ваши совещания инструментом успеха! Спасибо за внимание, и до новых встреч.
Для цитирования:
Таевский А.Б. Эффективность совещаний в медицинских организациях от а до я. – ЗдравЭкспертРесурс, 208. https://www.zdrav.org/index.php/208-sovershenstvo-med-soveschanij.
Всегда ваш, Андрей Таевский.
Обсудить в Телеграм
Обсудить вКонтакте
Каталог решений Здрав.Биз.